«Дайте мне точку опоры….», либо как Enterprise Content Management управляет всем

80
Источник:   —  14 ноября 2017, 01:37

Больше четверти столетия русские организации тяготятся перевести свои рабочие процессы в цифровой формат и оперировать данными и электронными документами. Сегодня специалисты оценивают уровень «цифровой зрелости» компаний и учреждений, подмечая постепенный рост применения электронного обмена информацией.

«Дайте мне точку опоры….», либо как Enterprise Content Management управляет всем

Пока цифровая эра наступила не в полной мере

Аналитики  IDCRussia[1] в своем недавнем изучении обозначили, что в России понемногу сокращается значение распечатываемых на бумаге документов. В 52% компаний подчеркивается движение в сторону цифровой модели работы, полагающей электронные документооборот и взаимодействие, интеграцию бизнес-приложений и т. д. Впрочем, по оценкам  экспертов, в русском бизнесе и госсекторе число бумажных документов либо сходно с числом электронных, либо далеко превосходит его.  Еще один показатель перехода на цифровые рельсы – состояние юридически важного электронного документооборота (ЭДО). С две тысячи тринадцатого года у компаний возникла возможность обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, но к нынешнему моменту число перешедших на ЭДО составляет чуть больше 7%. Многим огромным компаниям доводится трудиться по комбинированной схеме с превалирующим бумажным документооборотом.

Такова действительность, и применять для её видоизменения революционные способы, сегодня немного кто готов, невзирая на общее декларирование цифровой экономики. А вот встраивать бумажные потоки в цифровую модель управления вполне вероятно уже теперь. С фактической точки зрения это сулит экономию и оптимизацию работы подразделений. Со тактической – реальную и стремительную трансформацию управления. При этом нет необходимости изобретать и пробовать какой-то новый, особый, инструментарий. Довольно в полной мере использовать сервисы, которые постоянно шли рядом, но, кажется, раньше не пересекались.

Документы и данные как служба

Обычно за управление электронными документами  и их хранение на предприятиях и в госсекторе отвечают электронные архивы, внедренные на базе платформ Enterprise Content Management (ECM). Документы механически обрабатываются, вводятся в ECM, где хранятся централизованно и верно. Прочие информационные системы содержат в себе только данные – благодаря интеграции с электронным архивом они «избавлены» от необходимости беречь тяжелые электронные документы и сканы, а пользователи приложений могут легко получить доступ к нужным документам. О таких значимых задачах как обеспечение  целостности и достоверности электронных документов и данных, исключение дубликатов и контроль комплектности, можно не волноваться – их механически решает ECM. Благодаря централизованному управлению справочниками организация удачно оперирует как востребованной, так и исторической информацией.

Впрочем, поток бумажных документов по-прежнему требует внимания. Бумажные документы – это источник данных, которые нужно вводить в разные информационные системы. Заменить безусловно бумажные оригиналы электронными копиями сегодня невозможно, в том числе в силу законодательства. К примеру, невзирая на применение автоматизированного учета в бухгалтерии, экспертам нужно обращаться именно к бумажным оригиналам документов в силу самых различных причин.  Оригиналы Нужно беречь согласно их жизненному циклу, предоставлять работникам результативный поиск в бумажном массиве и регламентированный доступ к документам. Едва ли не всякая организация регулярно сталкивается с вопросом, когда документы, аккумулируемые и  хранящиеся в одном подразделении, востребованы для бизнес-процессов других отделов.

Иными словами, масштабы задач по управлению бумагой в всякий организации космические, и для решения этих задач требуется системный подход – такой же, с каким ECM управляет электронной информацией. нужно, дабы бумажные документы пребывали в актуальном состоянии, были верно защищены, легко и стремительно находимы  и быстро доступны. Сегодня это не только вполне вероятно, но и рационально, если прибегнуть к аутсорсингу у подрядчика, который реализует комплексные проекты  по управлению документами и внедрению решений на базе ECM.

Синергия

Корпорация ЭЛАР обрабатывает бумажные потоки документов, извлекая из них насущные данные и загружая в информационные системы (фирма больше 25 лет занимается оцифровкой документов для бизнеса и госсектора и владеет крупнейшей производственной площадкой в Европе). Обработка может идти по различным сценариям. К примеру, документы сканируются, индексируются, и извлеченные данные предоставляются либо в формате базы данных для загрузки в информационную систему, либо естественно в нее вводятся. Для индексирования подбирается индивидуальное решение в зависимости от характера массива – применяется широкий спектр программ и алгорифмов извлечения данных, ручная  ретроконверсия. Ограничений по формату и качеству, документов,  а еще ограничений на обработку  конфиденциальной и грифованной информации, у ЭЛАР нет. Электронные копии документов уходят в электронный архив, интегрированный с информационной системой. Таким образом, коллеги организации могут трудиться с данными и  иметь доступ к электронным копиям документов.  Если организация работает только с данными, цифровые копии документов в процессах не необходимы, а вот бумагу беречь необходимо в соответствии с жизненным циклом документов, осуществляется только ретроконверсия.  Бумажные оригиналы отправляются на внеофисное хранение ЭЛАР. BOX.

Классическое внеофисное хранение документов ЭЛАР трансформировал до высокотехнологичного обслуживания, который также может включать оцифровку документов и ECM-платформу на базе собственного ПО ЭЛАР Контекст. Если возникнет надобность доступа к документам, которые хранятся дистанционно, эксперты организации сумеют трудиться через систему электронного архива. При её интеграции с другими ИТ-приложениями, коллеги будут «заказывать» документы из интерфейса CRM (Customer Relationship Management), АБС (Автоматизированная банковская система), СЭД (система электронного документооборота) и др.  Сегодня ЭЛАР берет на полный аутсорсинг абсолютно все процессы управления документами. В состав комплекса служб входит даже разветвленная служба курьерской доставки, которая собирает и доставляет документы для обработки из почтовых отделений и других источников.  То есть, уже на входе документов в организацию реализуется доктрина безбумажного офиса.

Результат от взаимодействия  и слияния профессионального управления документами и ECM получается поистине синергетическим – эффективность определяемых документами процессов возрастает во много раз. Так ECM выводит управление информацией на новый уровень.

На правах рекламы.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
"Аэрофлот" нарастил долю закупок в электронной форме

"Аэрофлот" нарастил долю закупок в электронной форме

Экономика". "Аэрофлот" в январе-сентябре 2017 г. увеличил долю закупок, проведенных в электронной форме, до 97.11% от всеобщего числа конкурентных...

39
Бывшего оперуполномоченного МВД Крыма лишили гражданства за то, что он проживал на две государства

Бывшего оперуполномоченного МВД Крыма лишили гражданства за то, что он проживал на две государства

- Моя история - как у Натальи : я двадцать второго года отслужил в органах внутренних дел, и в две тысячи третьем году был переведен из Крыма...

41
Семен Слепаков: Задорнов троллил не жителей Америки, а нас, но так, дабы нам не было досадно

Семен Слепаков: Задорнов троллил не жителей Америки, а нас, но так, дабы нам не было досадно

Отельные граждане государства и начнут реальные пляски на костях, радуясь невыносимой гибели сатирика. Упрекая его в пошлости и бесчеловечности.

49
Курильщиков напугают картинками

Курильщиков напугают картинками

Изображения, которыми пугают курильщиков, станут еще ужасней. теперь они будут нанесены на обе стороны упаковки, а не только на одну, как сейчас.

41
facebook
Нажмите «Нравится»,
чтобы читать 1NNC в Facebook